Cómo migrar datos entre aplicaciones

En síntesis: una exportación no siempre es una copia completa ni el servicio nuevo tiene por qué aceptar todos sus archivos. Antes de cancelar, comprueba qué datos incluye el archivo, qué formatos importa la aplicación de destino y si una muestra conserva adjuntos, fechas y relaciones. Esta guía trata el traslado de datos entre servicios; no la reinstalación de una aplicación en otro ordenador.

El orden prudente es sencillo: inventariar, comprobar el importador, exportar, ensayar la importación y comparar. Mantener accesible la cuenta de origen hasta terminar estas comprobaciones evita depender de una transferencia que quizá no sea reversible.

Las imágenes de este artículo son conceptuales y se han generado con IA; no muestran interfaces ni migraciones reales.

No se ha probado una migración entre dos aplicaciones concretas. Los pasos son una lista documental: la compatibilidad final depende de los servicios que se vayan a usar.

1. Define qué necesitas trasladar

Antes de pulsar «Exportar», anota qué utilizas y qué debe seguir disponible. Según la aplicación, puede haber perfiles, mensajes, contactos, calendarios, fotos, archivos adjuntos, documentos, notas, listas, compras, historial o preferencias. No des por hecho que forman un único paquete: algunos elementos quizá se guardan en el dispositivo, otros en la nube y otros dependen de una suscripción o de una función concreta.

Para cada grupo, apunta cuatro cosas: dónde está ahora, si se puede exportar, en qué formato sale y qué función del servicio nuevo podría importarlo. Añade lo que no sea propiamente «dato» —reglas, etiquetas, permisos, automatizaciones o enlaces compartidos— y, si el importador no las conserva, pueden necesitar una recreación manual. La documentación de exportación de cada proveedor es la que determina el alcance real.

Si el cambio implica reemplazar un programa, compara primero las alternativas y sus límites; nuestra selección de programas gratuitos para Windows puede ayudar a localizar opciones, pero la compatibilidad de importación debe confirmarse en la documentación del servicio que elijas.

2. Comprueba el importador antes de crear el archivo

Busca en la aplicación de destino una opción de importación y confirma qué formatos, categorías y límites admite. Una extensión conocida no basta: dos servicios pueden usar archivos CSV o JSON con columnas distintas, y una carpeta comprimida puede ser solo un archivo de consulta, no un paquete que el nuevo servicio sepa incorporar. Comprueba también si se preservan adjuntos, fechas, carpetas, duplicados y relaciones entre registros.

En la Unión Europea, el artículo 20 del RGPD reconoce, bajo condiciones concretas, el derecho a recibir determinados datos personales facilitados por la persona en un formato estructurado, de uso común y lectura mecánica, y a transmitirlos a otro responsable cuando el tratamiento se base en consentimiento o contrato y se realice por medios automatizados. La transmisión directa se contempla cuando sea técnicamente posible. El artículo 20 describe este derecho y sus condiciones; no especifica que el archivo de cualquier proveedor sea directamente importable por otro. Consulta el texto oficial del Reglamento (UE) 2016/679 y la documentación técnica de ambos servicios.

Si no existe importador, decide si te sirve conservar los datos en un archivo legible o si necesitas otra herramienta intermedia. No canceles basándote solo en que se ha descargado un fichero: comprueba que puedes abrirlo y que su contenido sigue siendo útil.

3. Exporta una muestra y revisa el alcance

Cuando el proveedor permita seleccionar carpetas o categorías, empieza con lo necesario y, si existe esa posibilidad, prueba con una muestra pequeña. Google Takeout, por ejemplo, permite seleccionar productos y algunos subgrupos; los formatos dependen del tipo de dato y de su uso. Google advierte que los cambios realizados mientras se prepara el archivo podrían no estar incluidos, que algunos productos no permiten elegir un periodo concreto y que los archivos grandes pueden dividirse. Su documentación explica cómo configurar y descargar una exportación de Google.

Tras descargar la muestra, abre varios elementos y revisa nombres, fechas, codificación, carpetas y adjuntos. Si el formato es un ZIP o TGZ, comprueba que se descomprime y que los ficheros internos son legibles. Guarda el archivo en una ubicación privada: puede contener datos personales. Google recuerda que el lugar de destino debe ser seguro y que, cuando se entrega a otro proveedor de almacenamiento, se aplican las condiciones de ese proveedor.

Las exportaciones de Outlook muestran por qué hay que leer la letra pequeña. Microsoft explica que un PST clásico puede copiar correo, contactos y calendario e incluir adjuntos, pero no conserva ciertas propiedades de carpetas, reglas de mensajes ni listas de remitentes bloqueados; además, la importación de buzón o calendario desde PST no está disponible en el nuevo Outlook según su documentación consultada. Son límites de un caso concreto, no una regla aplicable a todas las aplicaciones. Revisa el alcance del archivo PST de Outlook antes de usarlo como modelo para otro servicio.

4. Importa una prueba y compara el resultado

Si se puede, importa primero en una cuenta de prueba o en un espacio separado. Compara elementos de distintas fechas y categorías, no solo los primeros registros: verifica cantidades aproximadas, nombres, caracteres, fechas, adjuntos y vínculos entre contactos, mensajes o calendarios. Abre varios ficheros importados y comprueba que no sean referencias a una ubicación que dejará de existir al cancelar.

• ¿Están las categorías que anotaste en el inventario?
• ¿Se conservan fechas, nombres, campos y adjuntos importantes?
• ¿Se han creado duplicados o se han mezclado carpetas?
• ¿Puedes buscar, editar y volver a exportar una muestra desde la aplicación nueva?
• ¿Sigues pudiendo entrar en el servicio antiguo y recuperar un elemento que no haya migrado?

Haz una copia independiente de los datos que no puedas sustituir fácilmente y comprueba que sabes restaurarla. La guía de copias de seguridad de INCIBE insiste en verificar que la restauración funciona, no solo en comprobar que existe un archivo. Para diferenciar sincronización y recuperación, puedes consultar también nuestra guía sobre por qué sincronizar no sustituye a probar una copia.

5. Cancela cuando hayas cerrado las comprobaciones

Antes de dar de baja el servicio, vuelve al inventario inicial y marca cada grupo como importado, conservado en un archivo legible o pendiente. Comprueba el calendario de facturación, las condiciones de cancelación y el plazo de acceso o conservación que publique ese proveedor: no es igual en todos los servicios. Si alguna exportación está todavía en curso, falta un adjunto o no puedes abrir la copia, resuelve ese punto primero.

Conserva durante el periodo que necesites la copia protegida y una ruta de recuperación clara. Cuando ya no tengas motivo para guardar archivos temporales, elimina las copias adicionales de forma segura, especialmente si contienen datos personales. El principio práctico es no borrar el origen mientras el destino no haya pasado una comprobación real; ni una descarga correcta ni una pantalla de «importación completada» demuestran por sí solas que todo haya llegado.

Fuentes y agradecimientos

Gracias a Google, Microsoft, EUR-Lex e INCIBE por mantener documentación pública que permite distinguir las capacidades de cada exportación de una migración completa. La documentación de los proveedores se usa como prueba de sus propias funciones y límites; no como garantía universal de compatibilidad.

• Google Account Help: descargar los datos de Google.
• Microsoft Support: exportar correo, contactos y calendario a PST.
• EUR-Lex: Reglamento General de Protección de Datos, artículo 20.
• INCIBE: guía de copias de seguridad y comprobación de restauración.