Herencia digital: cómo preparar tus cuentas sin dejar una lista de contraseñas

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Preparar la gestión de tus cuentas digitales no exige dejar una hoja llena de contraseñas. Una lista así concentra secretos, puede quedarse desactualizada y no obliga a una plataforma a entregar una cuenta. Lo útil es otro tipo de inventario: qué servicios existen, qué te gustaría que ocurriera con cada uno, qué herramienta oficial ofrece el proveedor y dónde están las instrucciones para la persona designada.

La expresión «herencia digital» reúne cuestiones distintas: perfiles sociales, fotos en la nube, documentos, dominios, suscripciones y contenidos ligados a servicios. No todos siguen el mismo procedimiento ni tienen el mismo valor. Esta guía ayuda a ordenarlos y a preparar instrucciones prudentes; no sustituye un testamento, una consulta notarial ni las condiciones de cada plataforma.

La idea central: anota decisiones e indicaciones para localizar los mecanismos de acceso autorizados, pero mantén las contraseñas, claves de recuperación y códigos de doble factor fuera del inventario general.

Qué significa preparar tu vida digital

Antes de escribir nombres de cuentas, separa tres preguntas. Mezclarlas es lo que suele convertir una lista útil en un documento peligroso o imposible de ejecutar.

• Qué servicios y activos existen. Por ejemplo, correo personal, almacenamiento de fotos, redes, una web propia, un dominio, suscripciones o archivos profesionales. El inventario no necesita explicar cómo iniciar sesión.
• Qué quieres que ocurra. Puedes preferir conservar algunos archivos, cerrar un perfil, dejar instrucciones para una web o pedir que se elimine una cuenta cuando el servicio lo permita. La decisión puede ser distinta para cada proveedor.
• Quién puede actuar y mediante qué procedimiento. Algunos servicios tienen una función de contacto o de actividad inactiva; otros exigen una solicitud documentada. Una persona de confianza no obtiene acceso automático solo por aparecer en tu inventario.

En algunos servicios, «mantener la cuenta» no equivale a conservar todos sus mensajes o archivos; y «cerrar el perfil» no siempre elimina el contenido asociado. Comprueba qué acción ofrece realmente el proveedor y registra el nombre de esa opción con la fecha de la última revisión.

Empieza por un inventario de servicios, no de claves

Haz una lista corta y privada. Empieza por las cuentas que permiten recuperar las demás: el correo principal, el método de recuperación configurado y el gestor de contraseñas. Después añade los servicios con archivos o pagos recurrentes. No hace falta perseguir cada registro antiguo; prioriza los que tienen datos, dinero, una audiencia o una función importante.

• Correo y recuperación: direcciones personales, cuentas de correo alternativas y el servicio que recibe avisos de seguridad.
• Fotos, archivos y copias: almacenamiento en la nube, bibliotecas de fotos, copias de dispositivos y documentos que la familia necesite localizar.
• Perfiles y publicaciones: redes sociales, blogs, canales y perfiles que quieras conservar, convertir en conmemorativos o cerrar.
• Servicios con pagos: almacenamiento, aplicaciones, dominios, hosting, música, vídeo y suscripciones. Anota dónde revisar la renovación o solicitar la baja.
• Actividad profesional o económica: web de un negocio, cuentas de trabajo, tiendas, dominios, archivos de clientes o servicios con bienes digitales. Sepáralos de lo personal y pide asesoramiento específico si forman parte de una actividad o patrimonio.
• Dispositivos y hogar conectado: teléfonos, ordenadores, copias locales, cámaras, cerraduras y otros equipos que dependan de una cuenta.

Para cada elemento basta con registrar el servicio, su finalidad, si es personal o profesional, la decisión deseada, el procedimiento oficial y quién debería recibir instrucciones. Si quieres identificar una cuenta concreta, utiliza una pista no secreta, como el correo parcialmente oculto o el nombre del servicio. No escribas el correo completo si no es necesario.

Decide una acción concreta para cada servicio

«Que mi familia se encargue» no dice qué hacer. Redacta una instrucción breve y ejecutable. Algunas opciones que puedes considerar son:

• Conservar: indicar qué fotos, documentos o publicaciones te gustaría que se guardasen y qué persona debería consultar el procedimiento del proveedor.
• Eliminar o cerrar: especificar el perfil o cuenta que quieres que se retire, si la plataforma ofrece esa posibilidad.
• Dejar visible o conmemorar: decidir si un perfil social debería seguir disponible y quién puede solicitar la modalidad conmemorativa, cuando exista.
• Revisar antes de actuar: marcar una cuenta profesional, una web, un dominio o un servicio con posibles implicaciones económicas para que lo revise la persona responsable o un profesional.

Evita instrucciones ambiguas como «borrar todo» si hay archivos familiares o documentos de otras personas. Distingue entre la cuenta, los contenidos y los datos que pueden necesitar conservarse por motivos personales, contractuales o legales. Si no estás seguro, deja constancia de que hace falta asesoramiento en vez de inventar una solución jurídica.

También conviene indicar qué no deseas: por ejemplo, que nadie publique en tu nombre, que no se compartan determinados archivos o que no se intente recuperar una cuenta mediante una contraseña antigua. Las preferencias son más claras cuando identifican el servicio y la acción, sin incluir secretos.

Revisa las herramientas oficiales de cada proveedor

Las funciones nativas pueden evitar que otra persona tenga que adivinar tus preferencias, pero no son equivalentes entre empresas y pueden cambiar. Comprueba los requisitos actuales desde la cuenta y anota cuándo lo hiciste.

Cuenta de Apple

Apple permite designar uno o más representantes digitales. Para solicitar acceso después del fallecimiento, la persona designada necesita la clave de acceso generada al crear el contacto y un certificado de defunción. Apple indica que el acceso se limita a determinados datos: por ejemplo, puede abarcar fotos, mensajes, notas, archivos y copias de seguridad, pero excluye contenido comprado y datos del Llavero de iCloud, incluidas contraseñas y claves de acceso. Por eso, no debe presentarse como una copia integral de la cuenta ni como un mecanismo para recibir credenciales.

Si utilizas esta opción, decide a quién designas y cómo recibirá la clave. Apple ofrece formas de compartirla o imprimirla; la ubicación de una copia debe quedar indicada en tus instrucciones privadas. Revisa que la persona elegida pueda encontrarla y que la clave sigue disponible. La propia ayuda de Apple señala requisitos técnicos y de edad que pueden variar según el país.

Cuenta de Google

El Administrador de cuentas inactivas permite decidir qué ocurre si Google detecta inactividad durante el periodo configurado. Puedes elegir contactos, seleccionar datos concretos para compartir o pedir que se envíe una notificación. La herramienta solo activa el plan si se alcanza el periodo de inactividad configurado; no es una instrucción que se ejecute inmediatamente ni un acceso general a todas las cuentas vinculadas.

Google explica que se puede elegir hasta diez contactos y seleccionar qué categorías de datos recibe cada uno, aunque algunos datos no están disponibles. También publica un procedimiento separado para solicitudes sobre la cuenta de una persona fallecida. Ese procedimiento puede permitir solicitar que se cierre una cuenta y, en circunstancias concretas, pedir contenido; Google dice que no facilita contraseñas ni otros datos de inicio de sesión. Consulta sus instrucciones para cuentas de personas fallecidas.

No extrapoles estas opciones a todas las empresas. En redes sociales, correo, hosting, bancos y servicios de criptomonedas pueden existir condiciones y procesos distintos. Busca la página oficial de ayuda de cada servicio y registra el enlace exacto, la opción que viste y la fecha. Si una cuenta no ofrece una función equivalente, anota el canal de solicitud y los documentos que exige, sin prometer que la solicitud será aceptada.

Protege las contraseñas y las claves de recuperación

El inventario debería poder compartirse con la persona elegida sin entregarle, por accidente, la entrada a todos tus servicios. Por eso, no incluyas en la misma hoja contraseñas, respuestas de seguridad, códigos temporales, códigos de recuperación, claves de acceso o frases semilla de una cartera. Un documento puede acabar reenviado, impreso o guardado en un lugar que nadie revisa.

INCIBE recomienda gestionar credenciales con un gestor bajo tu control, que cifre la información y tenga doble factor de autenticación. La entidad también aconseja no reutilizar contraseñas entre servicios. Si ya usas un gestor, anota solo qué aplicación es y dónde se explica el procedimiento autorizado de acceso de emergencia, si lo tiene. Antes de depender de esa función, consulta sus reglas, el plazo de espera, qué sucede si alguien la solicita y cómo puedes cancelarla.

La persona designada no debería necesitar hacerse pasar por ti ni compartir tu sesión cotidiana. Mantén separadas las instrucciones para localizar servicios, las preferencias de contenido y el mecanismo seguro de custodia de credenciales. Si una plataforma genera una clave especial, guárdala siguiendo sus instrucciones y registra su ubicación sin copiar el valor dentro del inventario general.

Si quieres revisar las opciones actuales para guardar claves únicas, consulta nuestra guía de gestores de contraseñas. Para valorar el inicio de sesión sin contraseña tradicional, puedes leer también la explicación sobre passkeys y recuperación de acceso. Ninguna herramienta sustituye la revisión de tus propios ajustes ni resuelve por sí sola qué debe ocurrir con tus archivos.

Qué contempla la legislación española y qué no garantiza

En España conviene distinguir los datos personales de una persona fallecida de los contenidos gestionados por servicios digitales. La Agencia Española de Protección de Datos explica que el RGPD no se aplica a la protección de los datos personales de personas fallecidas y que la Ley Orgánica 3/2018 tampoco se aplica a esos tratamientos, salvo lo previsto en su artículo 3. Ese artículo permite a determinadas personas solicitar al responsable acceso, rectificación o supresión, con sus excepciones: incluye a personas vinculadas por razones familiares o de hecho, herederos y personas o instituciones expresamente designadas.

El artículo 96 de la Ley Orgánica 3/2018 regula el acceso a contenidos gestionados por prestadores de servicios de la sociedad de la información. Bajo sus condiciones, determinadas personas pueden dirigirse al proveedor para solicitar acceso e impartir instrucciones sobre la utilización, destino o supresión de esos contenidos. La norma establece límites cuando el fallecido lo prohibió expresamente o una ley dispone otra cosa, y menciona a albaceas o personas designadas. Para perfiles sociales, también contempla decisiones sobre su mantenimiento o eliminación, salvo instrucciones previas de la persona fallecida.

Estos artículos describen vías y límites; no son una contraseña universal ni obligan a cada servicio a entregar una sesión completa. La ley también distingue los contenidos que podrían formar parte de la herencia y prevé particularidades de los derechos civiles forales o especiales. La aplicación a un caso concreto depende de los hechos, de los documentos disponibles y del servicio implicado. Si necesitas instrucciones con efectos jurídicos, consulta a un notario o profesional del derecho antes de confiar en una hoja de cálculo o en un formulario de una plataforma.

La diferencia práctica es sencilla: el inventario te ayuda a localizar cuentas y decisiones; la ley y las reglas del proveedor determinan quién puede solicitar qué y con qué acreditación. No asumas que conocer una contraseña autoriza a entrar en una cuenta ajena ni que una designación en una aplicación resuelve por sí sola todos los derechos sobre archivos, dinero o contenido.

Una ficha sencilla para empezar

Puedes guardar el inventario en un documento privado y protegido, un gestor de notas cifrado o un soporte físico bajo custodia. Elige el método que realmente mantendrás actualizado. Limita el acceso a quienes deban conocer las instrucciones y guarda la información sensible en un mecanismo distinto. Una ficha por servicio puede incluir:

1. Servicio y finalidad: nombre de la plataforma y uso personal, familiar o profesional.
2. Pista de identificación: un correo parcial o un nombre de usuario solo si ayuda a distinguir la cuenta; nunca la contraseña.
3. Decisión deseada: conservar, cerrar, conmemorar, solicitar una copia o consultar antes de actuar.
4. Procedimiento: enlace de ayuda oficial, nombre de la función disponible y documentación que el proveedor pide.
5. Persona designada: quién debe iniciar la solicitud, quién puede ayudar y cómo contactar con esa persona.
6. Ubicación segura: dónde están las instrucciones completas o la clave especial, sin copiar aquí su contenido.
7. Última revisión: fecha en que confirmaste que la cuenta existe y que la función sigue disponible.

Un ejemplo de anotación, sin datos reales, podría ser: «Almacenamiento personal — conservar álbumes familiares seleccionados — revisar la función de cuenta inactiva del proveedor — persona de contacto: ver documento privado — revisar en octubre de 2027». No identifica una cuenta, no incluye credenciales y deja claro que la instrucción necesita una revisión futura.

Alternativa textual al diagrama: enumera servicios; escribe la acción deseada; confirma el procedimiento con el proveedor; guarda las indicaciones separadas de las credenciales.

Revisa el plan y comprueba que alguien pueda encontrarlo

Una lista sirve si sigue vigente y si la persona indicada sabe dónde encontrarla. Revisa el documento cuando cambies de correo, teléfono, gestor de contraseñas, dispositivo principal o proveedor de almacenamiento. También conviene confirmar que la persona designada sigue siendo la adecuada y que entiende qué puede hacer, qué no debe hacer y a quién consultar si el proveedor rechaza una solicitud.

No hace falta compartir todos los detalles ahora. Puedes explicar a una persona de confianza dónde están las instrucciones y quién debe acceder a ellas, sin enviarle una copia de tus credenciales. Si guardas una clave de acceso de un proveedor, comprueba que no dependa de un único dispositivo que pueda perderse y sigue las indicaciones de recuperación publicadas por ese servicio.

En cuentas profesionales, con dominios, alojamientos web, proyectos compartidos o activos económicos, identifica por separado a la persona responsable y la vía formal de continuidad. No utilices un plan personal de Google o Apple como sustituto de los procedimientos del empleador, del registrador del dominio o de la empresa. Si un servicio contiene información de clientes, pacientes, empleados u otras personas, evita repartir copias sin revisar las obligaciones de privacidad y confidencialidad aplicables.

Si estás ayudando a una persona que ha fallecido

Empieza por localizar sus instrucciones y anotar qué decisión pidió para cada servicio. No intentes resolver todo entrando con una contraseña antigua: una sesión abierta no explica qué deseaba la persona ni sustituye los procesos de acreditación del proveedor. Para Apple, Google y otros servicios, utiliza las páginas oficiales de solicitud y revisa qué documentos exigen en ese momento.

Separa las gestiones urgentes de las que pueden esperar. Una web, un dominio, un cobro recurrente o un archivo necesario para otras personas puede requerir una consulta distinta de un perfil social. Conserva la documentación relacionada con la solicitud y evita borrar contenidos antes de comprobar si forman parte de una instrucción, de una actividad profesional o de un patrimonio. Cuando no esté claro quién puede pedir acceso o tomar una decisión, consulta a un profesional antes de actuar.

La AEPD recoge los límites de las solicitudes sobre datos personales de personas fallecidas; la Ley Orgánica 3/2018 también distingue el acceso a contenidos digitales y los perfiles en redes. Para no convertir una orientación general en una conclusión jurídica sobre un caso particular, revisa directamente los artículos 3 y 96 de la norma y solicita asesoramiento cuando haya desacuerdo, prohibiciones expresas, menores, discapacidad, bienes económicos o derechos civiles especiales.

Errores que conviene evitar

• Guardar todas las contraseñas en una hoja. Una filtración o un reenvío puede dar acceso a múltiples servicios.
• Suponer que un familiar puede entrar en cualquier cuenta. Los procesos y límites cambian por plataforma y por tipo de contenido.
• Confundir designar a alguien con transferirle la cuenta. Apple y Google ofrecen opciones acotadas; no entregan necesariamente todas las categorías de datos ni una sesión completa.
• Dejar la instrucción sin ubicación ni responsable. La persona debe saber a quién consultar y qué procedimiento oficial iniciar.
• No revisar el plan. Correos, teléfonos, contactos y funciones de los servicios cambian; añade una fecha de revisión.
• Mezclar lo personal y lo profesional. Una cuenta de trabajo o una web de negocio puede involucrar contratos, clientes y otras personas.

La preparación no consiste en anticipar todos los problemas. Consiste en dejar decisiones comprensibles, reducir la exposición de secretos y señalar cuándo hace falta acudir al proveedor o a un profesional.

Preguntas frecuentes

¿Debo dejar escritas mis contraseñas?

No en el inventario general. Anota el servicio y el procedimiento seguro que permite a una persona autorizada pedir acceso, cuando exista. Si usas una función de emergencia de un gestor, comprueba sus condiciones y guarda sus instrucciones por separado.

¿Existe una única función de herencia digital para todas mis cuentas?

No. Las herramientas son específicas de cada proveedor. Apple ofrece representantes digitales para determinados datos de Apple; Google permite configurar acciones tras un periodo de inactividad. Otros servicios pueden tener procedimientos distintos o no ofrecer una función equivalente.

¿La ley garantiza que la familia recibirá todas las contraseñas?

No. La Ley Orgánica 3/2018 regula solicitudes y límites sobre datos y contenidos de personas fallecidas; no convierte las credenciales en una entrega automática. Apple excluye determinados datos de su función de representante digital y Google indica que no proporciona contraseñas ni datos de inicio de sesión en su proceso para cuentas fallecidas.

¿Cada cuánto tengo que actualizar la lista?

Fija una fecha que puedas cumplir, por ejemplo una revisión anual, y vuelve a comprobarla después de cambios importantes de correo, dispositivos, servicios o personas designadas. La periodicidad es una recomendación práctica, no un plazo legal.

Fuentes y agradecimientos

Esta guía se consultó el 27 de octubre de 2026. Agradecemos al BOE y a la Agencia Española de Protección de Datos la publicación de la norma y de sus explicaciones sobre las personas fallecidas; a Apple y Google, sus instrucciones oficiales para que cada usuario pueda revisar las opciones y límites de sus cuentas; y al INCIBE, sus materiales de seguridad para la gestión de credenciales. También damos las gracias a MJ Duford y Carter Hightower por compartir las fotografías utilizadas en esta guía. Hemos enlazado cada recurso para facilitar su consulta. Estas organizaciones y autores no han participado en la elaboración de este artículo ni avalan a Gaia Genius Hub.

• BOE: Ley Orgánica 3/2018, texto consolidado, artículos 3 y 96.
• Agencia Española de Protección de Datos: datos personales de personas fallecidas.
• Soporte de Apple: cómo añadir un representante digital.
• Ayuda de Cuenta de Google: Administrador de cuentas inactivas.
• Ayuda de Cuenta de Google: solicitudes sobre la cuenta de una persona fallecida.
• INCIBE: política de seguridad para la gestión de contraseñas.
• Fotografía principal: MJ Duford, persona que escribe en una libreta junto a un portátil, licencia Unsplash. Fotografía interior: Carter Hightower, persona que escribe junto a un portátil, licencia Unsplash. Términos de la licencia Unsplash.